Nuevas tendencias en la administración de la sala de redacción

 

Por Hernán Rodríguez Girón

CUENCA, Ecuador (30/04/2003).- Quiero celebrar la iniciativa de uno de nuestros editores, Gerardo Salgado, de retroalimentar a todos los miembros de la sala de redacción el contenido de seminarios, talleres, conferencias o cursos de formación y capacitación en periodismo a los que asistamos, justo ahora que estamos a tres días de celebrar el Día de la Libertad de Prensa, a 24 horas del 1 de Mayo, día del Trabajador y de conmemorar los 10 años del desagüe de la Josefina. Mediante esta dinámica de compartir información entre nosotros, empezaremos a armar un pequeño programa de capacitación, que tanto reclamamos, es un primer paso y al mismo tiempo agradezco la oportunidad que ofrecen de iniciar este proceso formativo.

¿Por qué escogieron esta carrera, alguien lo recuerda?, ¿por qué estamos haciendo lo que estamos haciendo?, ¿por qué lo hacemos así y no de otra manera?, estoy seguro que descubrirán al responder estas preguntas, que necesitamos un cambio, a nivel individual, a nivel colectivo, como profesionales y en la sala de redacción; necesitamos armar equipos de trabajo con objetivos claros, sabe hacia dónde estamos dirigiéndonos y que estamos construyendo; porque si trabajamos solo para recibir un sueldo a fin de mes, estamos mal, seríamos mercenarios de la información.

Trabajamos todos los días con valores y con el más importante de los derechos humanos, la libertad de expresión, aunque en el presente existe un derecho más amplio, que es el de la comunicación y subordinados a él estarían las libertades de opinión, de prensa, de información y de expresión, como consecuencia del desarrollo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC`s).

El tema de este taller informativo es “Tendencias de la Administración de la Sala de Redacción: como mejorar la eficacia, la calidad y la competitividad”, seminario realizado en febrero de 2003, en el edificio Joulies Dubois, sede de la Sociedad Interamericana de Prensa (SIP), en la ciudad de Miami, Florida. Participaron 4 formadores, con diversos temas, ejercicios prácticos y talleres; esta charla es un resumen de los conocimientos adquiridos y de las ideas más interesantes que podrían ser implementadas a nivel local: manejo de recursos humanos, entrenamiento de reporteros, desarrollo profesional, motivación y recompensas, contenido y calidad editorial, uso estratégico de los recursos, gerencia administrativa de la redacción, uso de intranets y de Internet para la investigación, archivos electrónicos, nuevos modelos de redacción, planificación de la redacción, entre otros.

“El diario y los periodistas, tienen que hacer una introspección sobre ¿qué es lo que realmente quieren en su sociedad y tienen que estar dirigidos sobre todo a los valores que quieren fomentar en esa sociedad, como fortalecer la pluralidad o la diversidad de opiniones de una comunidad, al interno del medio ser fuertes económicamente, para que pueden ser realmente independientes”, aconseja Ricardo Trotti, director del Instituto de Prensa de la SIP, coordinador del Programa de Libertad de Prensa, coordinador del proyecto “Crímenes sin castigo contra periodistas y de la Unidad de Respuesta Rápida también de la SIP, ex asistente del editor del Nuevo Herald de Miami, jefe de redacción de El Liberal de Santiago del Estero, de Argentina y autor de varios libros sobre libertad de prensa.

“El entrenamiento debe ser permanente, en este mundo tan dinámico con un proceso globalizado, los periodistas no pueden quedarse rezagados con respecto a la sociedad, siempre deben tener el liderazgo necesario para poder brindar a la gente material que le pueda orientar y educar, que se relevante y útil. Todo diario tiene la obligación de tratar de ser único, diferente de los demás medios, competitivo y brindarse por entero para mejorar su comunidad”, agrega Trotti.

“Acuérdense, ¿por qué eligieron ser periodistas?; vuelvan hacia atrás y recuerden ¿porqué están en esta carrera?. Seguramente han pasado muchos años desde ese momento en el que ustedes eligieron esta carrera. 5, 3, 20, 25 años. ¿Están felices de tener el cargo que tienen?, ¿hay alguien que no esté feliz?. Ustedes están motivados y seguramente son muy buenos, son los mejores. Ya todos sabemos que estamos motivados, contentos, nos gusta este trabajo. Por supuesto que es difícil, muy difícil. Pensemos ahora, ¿cuál es la obligación que tenemos?, ¿cómo mantener a la gente motivada?, ¿cómo hacerles trabajar?. Eso depende. Si ellos están motivados, los editores se van a lucir, si no están motivados, los editores no se van a ver bien. Recuerden, siempre pensemos lo mismo, ¿por qué estamos donde estamos?, ¿por qué estamos trabajando como periodistas?, ¿para qué estamos haciendo esto?, ¿qué estamos haciendo?, ¿estamos aplicando en nuestro trabajo todos los principios, las filosofìas, que nos motivaron a ser periodistas?, ¿para dónde vamos con esto?, ¿tenemos claro eso que vamos ha hacer?. La respuesta a todas estas preguntas es lo que se llama la VISION, ¿tenemos visión o no?”, dijo por su parte Laura Soto, sub-editora de la biblioteca del diario The Post Standart de Syracuse, Nueva York, EEUU.

A.- UNA CRÍA DE HORMIGAS

“La redacción es como una cría de hormigas, algo muy difícil de conducir”, recuerda Laura Soto. El éxito en la implementación de cambios en la sala de redacción no radica en lo táctico, sino en lo estratégico; es decir, responder a la pregunta ¿cómo vamos a implementar y vender bien la idea del cambio, para que sea atractiva a los periodistas y directivos del medio. Para poner en práctica una idea o un proyecto de cambio en una sala de redacción, hay que tomar en cuenta 5 claves:

1.- OBTENER APOYO; es decir, convencer al director y a la alta gerencia. Antes de implementar los cambios se debe identificar metas claras y relevantes, realizables a corto y mediano plazo, participar a los cronistas los logros y fracasos, informar lo que está pasando, para poder obtener una lluvia de ideas, documentando lo que es importante.

2.- ENSAMBLAR DOS EQUIPOS; uno de apoyo y otro de trabajo.

3.- CONVERTIR LA IMPLEMENTACIÓN EN EJECUCIÓN; es decir, redactar una misión.

4.- CREAR UN SENTIDO DE URGENCIA; una pisca de urgencia acelera la imaginación; busquemos desafíos y tratemos de resolverlos, con situaciones críticas. Desarrollar un sentido de necesidad.

5.- HAY QUE LIDERAR; al asumir el papel de líderes, debemos enfatizar lo principal, estar atentos a los cambios, ser proactivos y adecuar nuestros planes, tal como se los va implementando, darles un seguimiento y minimizar los controles al máximo. Para llegar a ser un buen líder-jefe se debe tener poder de convencimiento, manejar procesos, vender ideas, convencer, formarse en liderazgo. Un líder debe tener también una disciplina de trabajo para que exista creatividad, que nace de un plan de trabajo y de objetivos concretos. Allí es donde se halla una mayor producción.

Un truco para no morir en el intento es desarrollar un manual de procesos general, con el detalle de los procedimientos y tareas que deben cumplir los periodistas. Una alternativa son los procesos normalizados ISO. Hay que normalizar o estandarizar la sala de redacción, identificando qué proceso se pueden normalizar de forma específica y cuales de forma general. Y hay que explicarles a los periodistas siempre el ¿por qué?. Cuando el periodista tiene un orden en el trabajo, cuando sus tareas están mecanizadas, se pueden manejar temas; pero solo con ciertos periodistas, hay que identificar y analizar qué periodistas.

B.- NUEVAS TENDENCIAS DE LA SALA DE REDACCIÓN

Son tres las nuevas tendencias en la administración de la sala de redacción:

1.- Inducción en el puesto.

2.- Medición de la productividad.

3.- Evaluación de la competencia.

Ah continuación se analizarán cada una de estas tendencias y porque es necesario aplicarlas:

1.- El programa de inducción en el puesto; todo programa de inducción en el puesto tiene tres objetivos:

a) Integrar nuevos empleados, de manera práctica y rápida, a sus labores normales; el objetivo es lograr una identificación con la empresa.

b) Brindar una visión general de la organización, sus departamentos y las tareas del puesto.

c) Identificar y comunicar las políticas y procedimientos básicos del puesto y del ambiente de trabajo.

Hay que propender a un conocimiento profundo de la empresa entre el personal nuevo y también entre el viejo. Es necesario un programa de inducción. Hay que darle tiempo al empleado de conocer la empresa y actualizarse. Ese es el propósito básico de la inducción. Toda redacción debe tener un programa de inducción, todo el personal viejo o nuevo debe pasar por la inducción, que es el conocimiento profundo de la empresa y de su funcionamiento. Los elementos básicos de un buen programa de inducción son los siguientes:

-          Reseña histórica de la empresa.

-          Organigrama.

-          Manual de estilo.

-          Manual del buen periodista.

-          Manual editorial o de tecnologías.

-          Manual de uso de la documentación.

-          Manual ISO.

-          Manual de flujo de trabajo.

-          Manual de procedimientos administrativos y operativos del departamento.

2.- La medición de productividad; es una tendencia mundial. Establece métodos para el control de la calidad y la estandarización del mejoramiento continuo, la reingeniería de procesos y la norma ISO, evalúa aspectos cuantitativos y cualitativos, ayuda a la toma de decisiones, a la planeación operativa y financiera de los periódicos que tienen que descubrir donde pueden ser más eficientes, como recortar gastos, sin sacrificar la calidad editorial y priorizando la cobertura de notas.

3.- Evaluación de la competencia; una amenaza para todo periódico, para toda empresa, es no tener competencia. Es una cuestión de vida o muerte para los periodistas, el pensar en como gerencian. Hay que unificar nuestra contribución a la sociedad y cómo se gerencia, cómo se relaciona la sala de redacción con los demás componentes del diario. Un consejo, cuando alguien asume como nuevo editor tiene que visitar todos los departamentos y presentarse. Hay que concentrarse donde pueda uno hacer un cambio, mirar donde puede hacer un cambio. Si nos negamos a cambiar vamos camino al cementerio. La industria de la prensa está cambiando y si no se hacen pequeños ajustes…, siempre pensando en la supervivencia del medio, en la necesidad de cambiar. No hay que perder de vista el capital que tenemos en nuestros periódicos, tampoco el compromiso con la comunidad. El momento oportuno para hacer un cambio fundamental es cuando mejor estamos; allí es cuando se deben mover las piezas para salir adelante.

El sueldo no es el más importante motivador del trabajo de los periodistas, el ambiente de trabajo es el más importante motivador. CUANDO LOS EMPLEADOS DE UNA EMPRESA EMPIEZA HA HABLAR DE SUELDOS, ES PORQUE NO ESTÁN CONFORMES CON MUCHAS COSAS: NO HAY VEHÍCULO PERSONAL O INSTITUCIONAL DISPONIBLE, NO HAY CAFÉ, NO EXISTEN BUENAS COMPUTADORAS, LAS SILLAS ESTÁN ROTAS Y TANTAS OTRAS COSAS… Y ENCIMA ME PAGAN MAL. EL AMBIENTE DE TRABAJO ES PRIMORDIAL PARA CONSEGUIR PRODUCTIVIDAD.

C.- LA REDACCIÓN, UN MODELO PARA ARMAR

La redacción es un modelo para armar, para realinearla con los nuevos desafíos de la actualidad. Todo es distinto, cada persona es distinta. Dentro de las tendencias, tenemos que armar y mantener una ruta que nos permita seguir operando. Ese es el gran reto.

El punto de partida es el DIAGNÓSTICO, antes que pensar en ¿qué hacer?. El diagnóstico es el análisis de documentos y la recopilación de la información para entender ¿qué está pasando aquí?. Existe una necesidad primordial por conocer ¿cómo funciona mi diario?, ¿cómo está el mercado?, ¿cómo está el nivel de lectura?, ¿dónde encontramos estas respuestas?.

Las evidencias, documentos, datos y números, son necesarios para convencer a un equipo de trabajo que se está en la tarea de lograr un cambio. Hay que persuadir a las personas en el nivel interno de que es necesario ese cambio. Para un buen diagnóstico, la información a recopilar en 8 pasos, es la siguiente:

1.- Estudio de mercado; quién nos lee, quién no, quién nos compra, quién lee a la competencia, edad, perfil.

2.- Evaluación del recurso humano, con entrevistas personales a cada uno.

3.- Bases de datos de los suscriptores.

4.- Reporte básico de producción, para revisar procesos y entender el por qué del porcentaje de devolución, en qué áreas.

5.- Relación competitiva con otros periódicos y medios. No solo los otros medios son la competencia. Un periódico llega al alma de un lector por los ojos, por eso es fundamental una buena diagramación, fotos grandes, color, titulares acertados, etc.

6.- Análisis del mercado potencial en otras ciudades, para proyectos más a largo plazo.

7.- Informe de satisfacción-insatisfacción; planillas de salarios mensuales, el estado del presupuesto de la redacción, el estado del presupuesto de la compañía y colocar en una computadora bancos de sugerencias, quejas y notas.

8.- Sondeo situacional; hay que hacer algo y rápido, pero con cuidado, sabiendo lo que hago, meditándolo y considerando todas las implicaciones con el personal; desarrollar una comunicación efectiva, para conocer como planteamos los cambios.

A continuación del diagnóstico, hay que identificar las Fortalezas y las Debilidades de a redacción, frente a otros departamentos y frente a otros periódicos.

FODA

FORTALEZAS

-          Alto nivel del personal.

-          Identificación positiva con el producto.

-          Alto porcentaje de hombres.

-          Percepción de independencia.

-          Buen número de suscriptores.

-          Hay muchas cosas por hacer y hay que hacerlas mejor.

-          Número de páginas del impreso.

OPORTUNIDADES

-          Composición de género de la sala de redacción.

-          Atender otras fuentes.

-          Cambio de enfoque.

-          Distribución de coberturas no por fuentes sino por áreas.

-          Redistribución de espacios en las páginas del impreso.

-          Propuestas de temas para coberturas.

-          Participación de otros departamentos en la planificación de la agenda.

-          Revisión de la estructura organizacional.

-          Reciclar personal, dándoles alternativas, darles nuevos trabajos, proponerles un cambio.

-          Rediseñar el diario impreso.

-          Revisar la edad.

-          Balancear las prioridades.

-          Deseo de cambio.

DEBILIDADES

-          Exceso de jefes.

-          Falta de respeto a las jerarquías.

-          Mujeres no leen el impreso.

-          El editor no es el mejor.

-          Edad promedio alta.

-          Un cuerpo burocrático con demasiado poder.

-          No existe planificación en todos los niveles.

-          Antagonismos con otros departamentos.

El papel del editor en el presente.

El editor es quien informa, persuade, inyecta, seduce, consulta, colabora, dirige y delega. Son sus aliadas las tres R del cambio: Realista, Renovado, Radioactivo. Para liderar un proceso de cambio, se deben tener escritos objetivos audaces, alineados con el trabajo de la empresa, cada objetivo debe tener logros muy palpables, evaluaciones continuas del trabajo realizado e involucrar en el tema a otros departamentos, lograr una estrategia de trabajo y medir resultados.

Como editor hay que desarrollar una agenda propia, temas por escribir, temas por tratar, planificar desde el inicio del año, armar un organigrama, pensar en una filosofía, determinar objetivos. Como sugerencia, es necesaria la creación del puesto de gerente de administración de la redacción, que sería el enlace entre la administración y la sala de redacción.

El editor debe recordar siempre que todo nace continuamente de un diagnóstico, de una autocrítica del propio trabajo. Cuando esta autocrítica está alineada con la visión de la empresa se pueden obtener logros. Entre los periodistas es necesaria la motivación constante. Hay que ser estratégicos, plantear objetivos concretos y realizables. La estrategia nace del diagnóstico.

Cambiar la percepción de que la redacción no es una isla también es tarea del editor, que debe empeñarse en mejorar la relación de la redacción con las otras áreas del periódico. Se puede aplicar el análisis de los círculos concéntricos o la técnica del “Señor de los Anillos”, en el círculo central está la redacción, en el primer círculo exterior la empresa periodística y en segundo círculo exterior la competencia.

Es importante saber que, como líder, el editor va a atender los objetivos y recordar la estructura de los anillos concéntricos y como va a ir consiguiendo la relación redacción-empresa-competencia, pensar en plazos para los cambios, en temas, en una página para lectoras femeninas, formalizar el cargo, establecer compromisos con la gerencia.

La importancia de la visión y la misión

Un diario debe tener una razón de ser, por eso hay que redactar una visión, porque primero está el periodista y después la redacción de la misión comercial. Existe la necesidad de tener un mayor liderazgo del contenido y que la adaptación sea de misión comercial a los temas, o visión y no al revés.

Hay que pensar fuera de la caja, aplicar el concepto de out box, que es una metáfora para explicar lo que es pensar diferente, de manera no convencional o desde otra perspectiva. El clásico ejemplo, es el juego de nueve puntos o rompecabezas asociado a pensar fuera de la caja y la misión es unir todos los puntos con solo cuatro líneas, sin levantar el lápiz del papel. Fuera de la caja es pensar fuera de lo normal, implica salir de los limites de convencional y reflexionar más allá de lo establecido, ser creativos y libres. También ayuda hacer brencmarking o aplicación de la técnica de medición y cotejo del desempeño de las empresas, que consiste en hallar y comparar ciertas variables, indicadores y coeficientes (llamados benchmarks en inglés) que resulten representativos de la calidad del desempeño de la competencia y tratar de emularlos o adoptarlos dentro de una organización, para aprender así del éxito de los demás. Esta observación de como trabajan los demás, no solo empresas periodísticas, permite imitar procesos de éxito.

Ahora bien, la visión tiene que estar escrita de la manera más sencilla y sus compromisos deben ser reales, medibles y palpables, porque debe ser vivida día con día y todos tienen que saberla de memoria. Sus resultados son a corto plazo.

Por el contrario, la misión es a largo plazo, aunque también debe ser vivida día a día y todos tienen que saberla: como ayudar a la comunidad, como formar opinión pública, con criterio.

Visión y misión pueden confundirse. La empresa debe visionarse a un futuro muy próximo y que es lo que vamos ha hacer para que ese futuro se cumpla, ¿qué queremos llegar a ser?, ¿cómo vamos ha hacerlo?. Por su parte, la misión debe ser clara y precisa, sin hilar fino. La extensión de misión y visión no deben superar las 2 páginas, apoyadas por objetivos estratégicos que coincidan con los de la empresa.

El estudio FODA en toda empresa es urgente, para identificar las FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES y AMENAZAS, que son la base para levantar un Plan Estratégico. El FODA permite la identificación y el análisis de todos los aspectos que pueden afectar a una empresa, en este caso a una empresa periodística. Todo Plan Estratégico cambia, evoluciona, en 1, 2 o 5 años.

Luego, la formulación del Plan de Trabajo efectivo de la redacción necesita de los siguientes insumos: diagrama, filosofía y visión, roles, papel del editor jefe, audiencia, prioridades y objetivos a corto, mediano y largo plazo, estrategia, número de personal a ser contratado y sistema de evaluación.

En resumen, propongo poner en práctica las siguientes ideas, que han sido anotadas más arriba en este texto:

-          Mejorar la comunicación redacción-administración.

-          Planificar entrega de noticias, bajo un sistema de control.

-          Dar continuidad a las reuniones de planificación de la agenda, todos los días.

-          Evaluar a nuestro equipo de corresponsales en Quito, mejorar la comunicación con ellas, para que aporten más.

-          Ajustar y cumplir con los horarios de cierre de las páginas, porque los atrasos nos perjudican.

-          Trabajar en una agenda previa.

-          Organizar un archivo histórico, de documentos e imágenes y si es posible, proponer un proyecto de digitalización de fotos.

-          Plan de capacitación continua.

Finalmente, el reto compañeras y compañeros, es animar nuestra llama interior para que nuestra creatividad e inspiración desagüen y lo inunden todo. Que nuestro trabajo sea más divertido y de provecho para la comunidad. Para eso debemos tener los ojos y los oídos más abiertos, esas dos ventanas del alma y creo que es posible, porque estamos trabajando en el mejor periódico del mundo.